Produktivita na home office klesá. S fungováním týmů pomohou online aplikace

Ještě před začátkem koronavirové pandemie patřil home office mezi nejžádanější firemní benefity. V průběhu první jarní vlny řada zaměstnanců možnost práce z domova uvítala, s přibývajícím časem ale čím dál více pracovníků i zaměstnavatelů zjišťuje, že jim chybí kromě mezilidského kontaktu také klid na práci, a zároveň jsou výrazně méně efektivní.

Trend nechtěné práce z domova je patrný v naprosté většině firem a vůbec přitom nezáleží na jejich velikosti. V brněnském Technologickém parku, do kterého se se svými kancelářemi přesouvá stále větší počet světových firem, společnosti shodně potvrzují, že práce z domova není jak pro zaměstnavatele, tak pro zaměstnance ideálním dlouhodobým řešením. „Ačkoliv firmy v režimu home office pracují už téměř rok, všichni už vyhlíží uvolnění. Většina pracovníků vnímá home office jako občasný benefit, nikoliv jako vhodný dlouhodobý stav,“ nastiňuje situaci v Technologickém parku Jitka Sládková, ředitelka strategického rozvoje a marketingu.

Například IT specialisté z vývojářského studia Futured by rovněž raději pracovali přímo z kanceláří. „Pod značkou Futured pracuje čtyřicet pět lidí a až devadesát procent z nás pracuje během druhé vlny z domova. Vzhledem k tomu, že všichni sedíme za počítačem, je to pro nás asi o něco jednodušší než v jiných odvětvích, přesto nám velmi chybí především kontakt s lidmi, který práci urychluje a zefektivňuje. Hned jak to bude možné, chceme se vrátit do standardního stavu,“ přibližuje situaci Lukáš Strnadel, CEO Futured.

Efektivita práce v období pandemie klesá až o dvacet procent
Nestandardní situace v zaměstnání trvá již velmi dlouho a je náročná úplně pro všechny zúčastněné. Firmy si postupem času už dokázaly upravit pracovní mechanismy, avšak největší problém je s efektivitou. „U klientů v současnosti převažuje stav, kdy se podařilo stabilizovat systém práce v režimu home office, ale právě efektivita se stává jeho slabým místem. Důvodem je sociální deficit, chybí osobní kontroly vedoucího pracovníka, což často vede k problémům s organizací času i výkonu,“ upozorňuje Vojtěch Bednář, z institutu Firemní sociolog.

Podle Bednáře klesá efektivita v pandemické době až o dvacet procent, což v praxi znamená, že na objem práce je zapotřebí více lidí, kteří se ale paradoxně hůře kontrolují. To vede firmy do situace, kdy ačkoliv mají problém s odbytem, tak nemají právě kvůli nižší efektivitě dostatek lidských zdrojů.

Firmy vyplňují čas inovacemi a rekonstrukcemi
Problematiku menšího odbytu a také nižšího vytížení kancelářských prostor se snaží firmy vyřešit různými způsoby. Podle Jiřího Macháta, provozního ředitele Technologického parku, řada firem využívá čas, kdy v kancelářích nikdo není, k různým inovacím a rekonstrukcím, které zvyšují kvalitu pracovního prostředí. Dalším ze způsobů, jak snížit náklady za pronajaté kancelářské prostory, je jejich sdílení. V Technologickém parku jsou ovšem ztráty u velkých korporací za placení nájmů zanedbatelné: „U těchto firem tvoří nájem velmi malou část nákladů v porovnání se mzdovými náklady. Počítají je v jednotkách procent. Proto předpokládám, že redukce prostor bude do budoucna relativně zanedbatelná. Podle mého názoru se nákladová úspora na nájmu nevyplatí vzhledem ke ztrátě efektivity, která v režimu home office postihuje až osmdesát procent zaměstnanců.“

Firmy se zejména na jaře potýkaly s technickými problémy
Fenomén home office prochází kvůli pandemii dynamickým vývojem. Masivní přesun zaměstnanců z kanceláří domů byl pro firmy z hlediska administrativy velkou výzvou. „Největší problém byl při první vlně v technice, IT či kvalitě internetového připojení. Na to jsme na jaře byli připravení jen částečně. Ve finále se to projevilo na výkonu, který v té době byl zhruba na osmdesáti procentech oproti přítomnosti pracovníků v kanceláři,“ tvrdí Roman Mazák, předseda družstva sdružení velkoobchodů a maloobchodních jednotek CBA, které aktuálně čítá přes tisíc prodejen, produkuje obrat více než čtyři miliardy korun a zaměstnává šest set zaměstnanců, z nichž zhruba pětina pracovala z domu. „V tuto chvíli se nám podařilo vše nastavit tak, že výkon je téměř stoprocentní, ať už doma nebo v kanceláři. Upgradovali jsme náš software, zajistili našim zaměstnancům kvalitní techniku, a tak je výkon srovnatelný se standardním stavem,“ dodává.

I díky koronaviru roste poptávka po automatizovaných řešeních
Snížená efektivita a prodloužení reakční doby mezi zaměstnanci a zaměstnavateli v rámci firemních procesů má za následek čím dál častější využívání online řešení. Ty společnostem dovedou ušetřit čas, a tím pádem i finance, o které firma kvůli nižší výkonnosti přichází.

„Efektivita práce zaměstnanců patří ve všech úspěšných firmách mezi nejdůležitější faktory, na které vedení společností klade největší důraz. Management si je vědom toho, že v době, kdy vysoké procento lidí pracuje z domova, není možné uhlídat všechny firemní procesy a postupy tak, jako když pracujete všichni v jednom prostoru a vše si můžete oběhnout v rámci minut. Proto se poohlíží po online řešeních, které práci zjednoduší a výrazně urychlí,“ uvádí Tomáš Jirásek, project manager ve společnosti Webkomplet, která stojí za vývojem Backy, online aplikace pro řízení firmy a projektů, jež se stará o komplexní správu firemních procesů.

Stávající stav tak překvapivě přivedl firmy k masivnějšímu využití ERP systémů a jiných cloudových řešení. „V počátcích krize se implementovala, často ad hoc, celá řada systémů a online aplikací, které měly umožnit bezkontaktní spolupráci tam, kde dříve nebyla vidět. Následovalo zjištění, že řada firem má již z minulosti zavedeny kvalitní, často velmi nákladné nástroje, které ale nevyužívá, protože se je plně využívat nenaučila,“ říká Bednář. Institut Firemní sociolog v posledních měsících pozoruje zvýšený zájem o nasazování systémů a online aplikací, které sjednotí spolupráci jak v režimu home office, tak mimo něj.

Nejnovější aplikace na trhu dovedou spojit do jednoho balíčku celou řadu nástrojů, které firmám v rámci práce z domova dokáží významně zefektivnit práci a ušetřit čas. „V dnešní době se na trhu objevují aplikace, jako je Backy, které například hned po přihlášení na hlavní stránce ukazují aktuální přehled kolegů, kde se nachází. Jestli jsou v kanceláři, pracují z domu, jestli mají dovolenou, sickday nebo jsou na nemocenské. Všichni o sobě ví. Z manažerského pohledu máte tým pod kontrolou a vidíte, na čem aktuálně kolegové pracují a můžete to s nimi ihned online konzultovat. Každý pracovník má přehled o svých úkolech i o práci podřízených, ví, co již má hotovo, co ho ještě čeká a taky co nestíhá,“ uzavírá Jirásek z firmy Webkomplet.

[Lesensky 15. 1. 2021]